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À quoi devez-vous vous attendre lorsque vous souhaitez intégrer votre EDI?

Pour certains fournisseurs, le concept d’Échange de Données Informatisées (EDI) peut sembler tellement abstrait et complexe qu’il est souvent ignoré jusqu’à ce qu’un partenaire d’affaires s’attende à ce que vous soyez conforme immédiatement. À ce stade, il y a généralement une vague d’activités au sein de l’organisation alors que tout le monde tente de trouver une solution rapide.

Lorsqu'un fabricant implante l'EDI afin de se conformer aux exigences de ses partenaires d’affaires, l'aventure est souvent vue comme étant le coût de faire des affaires. Cependant, l'EDI est la passerelle par laquelle les fabricants obtiennent leurs plus gros clients de la vente au détail. Les fournisseurs qui commencent à utiliser l'EDI avec un seul détaillant finissent souvent par vendre rapidement à plusieurs autres partenaires d’affaires. À mesure que leur carte de pointage s'améliore et que le flux de travail devient plus efficace, l'activité continue de croître.

Exemple de réussite: TonerCycle / InkCycle a réduit les coûts de traitement des commandes de 18 USD à 1 USD par commande en intégrant l'intégration EDI-ERP, y compris la traduction et le mapping EDI, ainsi qu'une automatisation capable de traiter les commandes entrantes sans saisie manuelle.

 

Dans ce contexte, il est clair que l’EDI peut aller au-delà des coûts des activités commerciales et peut être utilisé comme un investissement stratégique. Cependant, cette stratégie nécessite une diligence raisonnable.

De la saisie manuelle à l'automatisation complète de l'EDI

Votre entreprise se développe et vous avez finalement atterri chez un grand détaillant. Toutes nos félicitations ! Il y a cependant un hic. Votre nouveau partenaire de vente au détail exige que vous disposiez d’un système EDI avant de commencer à échanger avec vous. Une solution EDI en nuage simple vous permettra d'automatiser rapidement le flux de travail, d'exécuter les commandes et de garantir la conformité. Les informations traitées manuellement, telles que les commandes d'achat, sont converties en EDI et envoyées à vos partenaires d’affaires. Pour les petites et moyennes entreprises ayant un nombre limité de partenaires d’affaires ou ne disposant pas du budget nécessaire pour une intégration complète, l'utilisation d'une solution EDI en nuage est une excellente option.

Mais qu’en est-il si vous envisagez d’ajouter de nouveaux partenaires commerciaux ou si vous anticipez une augmentation rapide du volume des transactions ? Vous aurez peut-être du mal à suivre le rythme de la complexité croissante que vous êtes susceptible de rencontrer. Par exemple, nous travaillons avec un fabricant d’encre qui a été pénalisé par un client du commerce de détail pour des fautes d’orthographe dans les transactions EDI. Au moment du mandat, ils ont saisi manuellement les données EDI dans leur système de comptabilité de gestion d’entreprise, ce qui a entraîné de coûteuses erreurs de saisie, créé un goulot d'étranglement dans le traitement des commandes et augmenté leurs coûts de main-d'œuvre. Ces coûts imprévus ont incité à intégrer leur EDI directement dans leur système comptable afin d'éliminer les erreurs causées par la saisie manuelle des données.

Comment préparer l'intégration EDI dans votre système ERP ou gestion d’entreprise

 

L'intégration des données EDI dans votre système ERP ou de gestion d’entreprise n'est pas une solution universelle. En fait, dans la plupart des cas, un certain degré de personnalisation est nécessaire. Cela signifie que le processus n’est pas toujours aussi simple que de transmettre l’information. Votre intégration spécifique dépendra de vos processus commerciaux actuels, des exigences EDI de votre partenaire d’affaires et de votre ERP (ou logiciel de comptabilité, de commande ou d'expédition). Avant de commencer, il est important de procéder à une évaluation interne des risques et des besoins afin de déterminer la valeur de l’intégration, les défis que vous souhaitez surmonter et le retour sur investissement global que vous attendez. Cela devrait inclure les indicateurs de performance clé que vous souhaitez améliorer, tels que les coûts de traitement des commandes, les coûts de main-d'œuvre, ainsi que les rétrofacturations et pénalités éventuelles.

 

Le calendrier d'intégration EDI

L’inconnu est intimidant et le risque de se lancer dans une telle entreprise est toujours perçu, en particulier lorsque vous n’arrivez pas à « essayer » d’abord. Cependant, l'inaction est le facteur de risque le plus grand pour une chaîne d'approvisionnement éprouvée. Armez-vous d'informations pour chasser les ombres sinistres de l'inconnu en faisant la lumière sur le processus. Voici un aperçu général d’une intégration EDI-ERP:

Étape 1. Lancement du projet

La réunion de lancement du projet a généralement lieu avec vous (le cas échéant), ainsi que toutes les parties prenantes devant être tenues au courant. Cette réunion est utilisée pour consolider la portée générale, déterminer les protocoles de communication et établir la gouvernance du projet.

Étape 2. Déterminer la portée du projet

Les premières semaines du projet sont consacrées à déterminer la portée du projet et des produits livrables. Afin de sélectionner la solution d'intégration adaptée à votre entreprise, votre responsable EDI ou de projet aura besoin des informations suivantes: 

Il s'agit généralement de la partie la plus prenante de l'intégration EDI et peut durer plusieurs mois. Au cours de cette phase, plusieurs choses se produisent:

  • Votre fournisseur actuel d'EDI
  • Le type de logiciel ERP, de comptabilité ou de logiciel d’expédition que vous utilisez
  • Les informations du représentant technique désigné (personne de votre organisation qui travaillera avec les ingénieurs / analystes EDI)
  • Le nombre de partenaires d’affaires et de documents EDI impliqués
  • Y a-t-il des 3PL impliqués?
  • Comment la connectivité sera-t-elle établie entre toutes les parties impliquées? (FTP, AS2, VAN)
  • Fichiers échantillons et spécifications ERP pour chaque document entrant et sortant 

Étape 3. L’éxécution

Il s'agit de la généralement de la partie la plus prenante de l’intégration EDI et peut durer plusieurs mois. Au cours de cette phase, plusieurs choses se produisent:

  • Les connexions avec les partenaires d'affaires seront établies (1 à 3 semaines pour chacune). Chacun aura un formulaire de configuration EDI indiquant les documents EDI requis.
  • Certaines organisations acheteuses exigent que la connexion EDI soit testée. Cette opération peut généralement être effectuée par courrier électronique et ne présente aucun risque pour le calendrier. Toutefois, les partenaires d’affaires qui sous-traitent le processus de test à un tiers peuvent facturer des frais de test. Cela peut créer un retard dans le calendrier si vous n'êtes pas prêt ou disposé à payer des frais de test. Avant l’intégration, les fournisseurs doivent entamer des discussions avec leurs partenaires d’affaires afin de déterminer s’ils sous-traitent les tests et s’ils doivent ou non payer les frais correspondants.
  • Une analyse des écarts identifiera les écarts entre les exigences commerciales du détaillant et les directives EDI disponibles. Cela aide l'ingénieur d'intégration et l'équipe de mapping à développer la logique pour chaque mapping ERP requis (EDI 850, 856, etc.). Les maps ERP complétées et approuvées sont ensuite fournies par l'équipe de mapping. 

Étape 4. Approbation et lancement

Une fois les tests terminés et la date de lancement approuvée, une signature est requise. Un simple courriel suffit généralement, après quoi la solution passe en production, ce qui prend environ 1 à 2 semaines.

L'intégration EDI-ERP est terminée. Et maintenant?

Une fois l’intégration terminée, vous devez absolument connaître les points de repère à utiliser pour faire le suivi du succès de la solution d’intégration. Ces indicateurs de performance clé incluent les coûts de traitement des commandes, les frais d’erreur et les rétrofacturations, les frais de main-d’œuvre et les taux de satisfaction de la clientèle. La comparaison des données de votre solution EDI actuelle avec celles collectées avant l’intégration peut vous fournir des informations précieuses sur son fonctionnement et sur les mesures à prendre, le cas échéant, pour améliorer encore votre chaîne logistique. L'automatisation, la facilité d'utilisation et l'évolutivité apportées par l'intégration EDI-ERP présentent des avantages qui ne sont peut-être pas toujours quantifiables, mais permettent une croissance à grande échelle avec une intervention manuelle minimale, ce qui, pour de nombreux fournisseurs, est le principal indicateur de succès.

Inscrivez-vous au wébinaire ci-dessous pour en savoir plus sur ce à quoi vous attendre lors de l'intégration de votre EDI avec votre logiciel ERP ou votre logiciel de comptabilité, de commandes ou d'expédition.

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