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Comment transformer votre ERP en votre meilleur avantage concurrentiel


Afin de gagner en visibilité et en contrôle sur les processus d’affaires, de nombreuses entreprises investissent dans une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou un système de gestion comparable. Le fait de disposer de cette plateforme centralisée permet aux entreprises d'utiliser le même système à travers plusieurs emplacements géographiques et constitue un outil de rapports et d'analyse unifié pour un certain nombre de flux de travail. Mais peut-être que le plus grand avantage d’un progiciel de gestion intégrée réside dans la visibilité qu’il offre, des aperçus globaux des opérations d’une organisation aux détails de transactions spécifiques. Afin de protéger et d'accroître votre investissement ERP et de maintenir le niveau de visibilité le plus élevé possible, des mises à niveau technologiques supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires au fil du temps.

Le progiciel de gestion intégré d’une entreprise peut devenir un puissant avantage concurrentiel lorsqu’il est optimisé avec efficacité. Voici trois façons de libérer tout le potentiel de cet outil puissant et de vous assurer le meilleur retour sur investissement possible:

La saisie manuelle des données EDI augmente les coûts et inhibe son évolutivité

Les organisations fonctionnent sur les données. La rapidité et l'efficacité du traitement de ces données sont donc extrêmement importantes. C'est pourquoi tant de fabricants et de détaillants ont adopté l'échange de données informatisé (EDI), un processus permettant l'échange de documents commerciaux par voie électronique plutôt que par courrier, courrier électronique ou télécopie. Lorsque vous utilisez un système EDI en nuage, les documents de commande sont reçus et traités dans la plateforme EDI. Toutefois, le système n'étant pas connecté à l'ERP, une saisie manuelle est nécessaire pour garantir que les deux systèmes disposent des mêmes informations. Pour les organisations qui commencent à ajouter plus de partenaires d’affaires, connaissent une augmentation rapide du volume des commandes ou doivent diminuer les coûts associés à la main-d’œuvre ou aux erreurs de la chaîne d’approvisionnement, l'intégration des données EDI directement dans le système ERP est le seul moyen de garantir une évolutivité sans interruption.

L'échange des informations EDI est un processus extrêmement axé sur les documents. Les efforts manuels nécessaires pour envoyer, recevoir et enregistrer chaque document sont considérables. Par exemple, la société X reçoit environ 800 commandes par mois de ses clients particuliers. À leur tour, ils créeront des préavis de livraison et des factures en utilisant les informations contenues dans le bon de commande. Alors qu'une simple solution EDI basée sur le Web peut générer automatiquement certains points de données du bon de commande et peut stocker les champs des données couramment répétés (comme l'adresse d'expédition), les informations telles que les numéros de suivi, les remises et les taxes doivent être entrées manuellement pour chaque préavis de livraison et facture.

Ce processus prend généralement environ 10 minutes à un commis à la saisie de données pour remplir les champs de données nécessaires dans les documents sortants, puis copier et coller ces informations de commande dans le système de comptabilité, ERP ou de gestion d’entreprise. Cela correspond approximativement à environ 133 heures par mois, soit 83% du temps d’un employé à temps plein chaque mois, la saisie manuelle des données EDI dans l’ERP de la société. Si l'entreprise X augmente son volume de commandes, elle aura besoin d'employés supplémentaires, ce qui alourdira ses résultats financiers et augmentera considérablement le risque d'erreurs de saisie manuelle des données.New call-to-action

Afin d'éviter ces problèmes, de nombreuses entreprises en pleine croissance choisissent d'intégrer leurs systèmes EDI et ERP. L'intégration ERP crée essentiellement un pont entre les deux systèmes, permettant l'échange automatisé des données, la communication avec les partenaires d’affaires et la surveillance des exceptions. Lors de l’implantation de l’intégration, le processus de mappage configure des commandes spécifiques qui indiquent à l’ERP comment répondre aux documents de commande EDI en fonction des directives de chaque partenaire d’affaires. Sans la saisie manuelle, les erreurs qui y sont associées sont éliminées et les positions d’entrée des données peuvent être redistribuées.

Ayez une gestion des exceptions en temps réel

Le partenariat avec de nouveaux détaillants est un signe certain de croissance, mais il augmente également la complexité de vos opérations, chaque nouveau partenaire répondant à des exigences commerciales uniques. Par exemple, le détaillant X peut exiger que le préavis de livraison (ASN) soit envoyé avant la facture, tandis que le détaillant Z exige que le SKU de l’ASN corresponde à celle du bon de commande. Pour les fabricants ayant un nombre croissant de relations avec leurs partenaires d’affaires, ces exigences peuvent rapidement devenir un défi à gérer. Dans de tels cas, des erreurs de commande peuvent entraîner des rétrofacturations (pénalités financières) qui dégradent les marges bénéficiaires déjà limitées.

Un outil de gestion des règles d’affaires détecte et met en quarantaine les violations de la chaîne d’approvisionnement avant leur transmission aux partenaires d’affaires ou à votre propre ERP. Des alertes en temps réel sont envoyées directement aux personnes appropriées au sein de votre organisation, accompagnées de recommandations personnalisées pour vous aider à remédier rapidement à la situation. Par exemple, dans le cas où une facture est créée pour le détaillant X avant l'envoi de l'ASN, la couche de gestion des règles d’affaires la stoppe et envoie une alerte notifiant à votre organisation que l'ASN doit être envoyé en premier.

Ayez une visibilité financière en temps réel

Sur le marché actuel, les organisations doivent avoir une compréhension en temps réel de leur situation financière et être en mesure de gérer leurs relations avec plusieurs institutions financières. Travailler avec un nombre croissant de banques et de portails bancaires nécessite souvent la vérification manuelle des comptes bancaires tous les jours, puis la saisie des transactions dans l'ERP ou le système comptable. Au fur et à mesure que les organisations grandissent, cette tâche devient rapidement fastidieuse et sujette aux erreurs, créant ainsi un angle mort dans l’image globale de la situation financière de l’organisation.

Un complément extrêmement utile à l’intégration ERP, est l’intégration entreprise-banque qui centralise la gestion de la trésorerie en connectant électroniquement l’ERP d’une organisation aux banques qu’elles utilisent, fournissant des flux numériques quotidiens sans nécessiter un effort manuel ou une saisie de données. Avec une visibilité financière globale, les organisations sont mieux placées pour déployer efficacement des liquidités, quand et où elles sont nécessaires. En automatisant la livraison des factures électroniques aux partenaires d’affaires, l’intégration de l’entreprise à la banque réduit le nombre de jours de recouvrement des comptes clients (DSO), tandis que les informations numérisées sur les envois de fonds éliminent la nécessité de répondre aux appels pour obtenir des éclaircissements sur les paiements lors du rapprochement bancaire. L'intégration de la banque peut facilement être complétée lors de l'intégration de l'EDI à l'ERP, ou en tant que processus distinct, mais elle est recommandée, en particulier pour les fabricants qui se lancent sur le marché mondial.

Étapes à suivre avant l'automatisation des données dans votre système ERP ou système comptable

Avant de vous lancer dans un projet d'intégration de données EDI dans votre ERP, votre système de gestion d’entrepôt ou votre système comptable, il est utile de procéder à une évaluation interne des risques et des besoins afin de déterminer la valeur de l'intégration, les processus d’affaires qui seront affectés lors de l'intégration et le retour sur investissement global auquel vous vous attendez. Parmi les facteurs pouvant s’ajouter à la complexité d'un projet d'intégration, citons l'utilisation d'un fournisseur de logistique tiers (3PL), le dropship et un manque d'informations sur les champs de données obligatoires et facultatifs. Votre fournisseur d'intégration doit être en mesure de fournir des éclaircissements sur la meilleure façon de relever ces défis.

Lors de la sélection des fournisseurs d’intégration potentiels, il est important de poser les bonnes questions afin d’éviter toute surprise lors du processus. Clarifiez ce qui sera attendu de votre côté, le délai de traitement des problèmes d'assistance et précisément ce qui est inclus dans un contrat de services gérés (souvent appelé « service complet »). N'oubliez pas que votre intégration spécifique dépend de vos processus métier existants, des exigences EDI de vos partenaires commerciaux et du type d'ERP utilisé. Il est donc utile de s'associer à une équipe d'intégration ayant une expérience avec votre ERP.

Pour en savoir plus sur le processus d'intégration ERP, visionnez l’enregistrement de notre wébinaire, Sous pression: est-il temps d'intégrer votre EDI à votre ERP? Chuck Adams, expert du secteur, discutera des meilleures pratiques en matière d'intégration ERP, ainsi que les considérations à prendre en compte avant, pendant et après l'intégration EDI à l’ERP, et conclut avec une session de questions-réponses en direct!

Découvrez le coût réel de la saisie manuelle et explorez les considérations avant, pendant et après l'intégration EDI à l’ERP. Animé par Chuck Adams, gagnant du concours Pros to Know en 2019.