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3 défis clés pour intégrer un nouveau système ERP (et comment les surmonter!)

La planification des ressources d'entreprise (ERP) est devenue de plus en plus complexe. Alors que les options pour les systèmes ERP continuent de croître, les entreprises ont du mal à choisir, mettre en œuvre et intégrer les bons systèmes ERP pour leurs besoins. Les organisations doivent définir des listes de contrôle spécifiques pour sélectionner et mettre en œuvre un ERP qui correspond aux objectifs de l'entreprise.

Les organisations peuvent bâtir une fondation pour l’implantation et l'intégration d'un nouveau système ERP avec un plan pour devancer les trois principaux défis liés à l'ERP.

Défi #1: projets d'intégration ERP chronophages

Le lancement et l'intégration d'un nouveau système ERP peuvent prendre du temps, les projets dépassant souvent les échéanciers et les attentes en termes de livraison.

Selon les données de Panorama Consulting Solutions, 57% des projets ERP dépassent leur échéance initiale estimée, et le temps moyen nécessaire pour lancer pleinement une initiative logicielle d'entreprise est de 21 mois.

Les défis ERP peuvent sembler décourageants, en particulier lorsqu'ils tournent autour d'un nouvel ERP qui nécessitera une personnalisation supplémentaire et une formation connexe. Les organisations qui réussissent prennent le temps d'affiner le processus d’implantation pour une efficacité à long terme. Selon le chef de l’information, « L’implantation d'un nouveau système ERP est une occasion pour identifier et améliorer / repenser vos processus d’affaires. L'automatisation d'un mauvais processus ne fera qu'accélérer un mauvais processus. »

Solution: adoptez un état d'esprit agile

G2 explique l'expérience du lancement d'une nouvelle intégration ERP comme étant « un processus continu qui doit être constamment entretenu et surveillé afin d'assurer une fusion réussie des données, des flux de travail, des services et même des individus dans la nouvelle norme institutionnelle que vous cherchez à créer en introduisant un nouveau - ou le premier - système ERP dans votre organisation. »

 

En tant que telle, une approche plus agile doit être adoptée, et les implantations ERP doivent être décomposées en « petites étapes avec la participation de l'utilisateur final à chaque étape pour déterminer les exigences, tester, trouver les lacunes, puis recommencer. »

 

Comme le dit le dicton, rien ne sert de courir, il faut partir à point. Donnez suffisamment de temps à un nouvel ERP (et à votre équipe) pour mûrir, pour créer une solution plus rentable et plus durable pour les processus de votre organisation.

 

Défi #2: ruptures de la communication interne

Les défis ci-dessus ont le potentiel de se nourrir les uns les autres et d'exacerber leurs effets. Par exemple, ne pas communiquer le pourquoi, le comment, le quoi et le quand d'une intégration ERP, entraînera une rupture de communication entre les personnes chargées de lancer l'ERP et l'équipe utilisant l'ERP. Ce manque de communication ralentira alors à son tour le temps nécessaire à un nouvel ERP pour commencer à générer des résultats.

Des circonstances telles que les suivantes peuvent souvent provoquer cette panne des lignes de communication:

Une organisation prend la décision d'acheter un ERP basé sur une présentation et commence à l'implanter dans ses processus d’affaires. Cependant, si l'organisation ne parvient pas à inclure ou à communiquer correctement avec un service particulier sur les exigences des besoins spécifiques, le processus d’implantation peut entraîner plus de tension - et de retards.

De même, le fait de ne pas obtenir un compte rendu complet du fournisseur ERP entraînera également des problèmes de communication. Les organisations doivent rassembler tous les points de données pertinents pour répondre à toute question potentielle.

Solution: créer une équipe interne responsable de l’implantation de l’ERP

Pour éviter une rupture des communications, développez un plan de communication de projet et une équipe dédiée pour en prendre possession. Les plans de communication peuvent prendre plusieurs formes (un portail du projet ou un document FAQ dédié et partagé dans toute l'entreprise), mais le plan ne réussira pas sans une équipe dédiée chargée de le maintenir.

Plus votre plan d'implantation et de communication est développé, plus le processus d'intégration ERP sera fluide. Selon une étude récente de Deloitte, cinq des dix principaux obstacles à un parcours ERP réussit (énumérés dans le graphique ci-dessous) « peuvent être surmontés en développant et en mettant en œuvre un programme structuré de gestion du changement. » 

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Deloitte explique en outre comment un parrainage et un leadership adéquats lors d'une intégration ERP obligeront votre entreprise à:

  • Décider d’un parrain de projet/chef d'équipe de l’implantation et le communiquer à l'équipe
  • Chercher les leaders organisationnels dont le soutien et la compréhension seront cruciaux
  • Organisez une présentation pour les décideurs, afin qu'ils soient conscients du calendrier et des avantages d'une intégration de système ERP
  • Créer des plans d'alignement du leadership (ex. incitatifs)
  • Faciliter les sessions multidisciplinaires avec les chefs de département dès le début du processus d'intégration pour définir clairement les objectifs, signaler les obstacles éventuels et clarifier le niveau d'implication requis

Défi #3: manque d'expertise et d'expérience en la matière

 

Les organisations doivent avoir une compréhension du fonctionnement interne d'un ERP ainsi que de tous les points d'intégration - tels que l'EDI, les systèmes en nuage, les applications SaaS - pour optimiser pleinement son utilisation et obtenir un véritable retour sur investissement. Cependant, de nombreuses équipes manquent des connaissances nécessaires pour s’adapter aux fonctionnalités d’un nouvel ERP et aux points d’intégration potentiels. Les organisations qui ne disposent pas de professionnels bien formés (ce qui se produit en cas de panne de communication) auront du mal à se développer et à générer des résultats significatifs.

 

Ce défi est encore exacerbé lorsqu'une organisation n'a pas les meilleures pratiques ou méthodologies en place pour décrire comment des intégrations spécifiques sont censées fonctionner ou être exploitées. Confier un nouvel ERP ou un ensemble de fonctionnalités ERP à une implantation ou à un ensemble d'utilisateurs non préparés peut être comme donner une tronçonneuse à un mécanicien automobile; il s’agit d’un outil utile, mais peut-être mieux adapté à un département ou à un ensemble de compétences différent. 

« Il est étonnamment facile, lorsque pris dans le tourbillon d’implanter un système logiciel volumineux et complexe comme un ERP, de négliger complètement les besoins des utilisateurs finaux », déclare G2. « Le processus d’implantation nécessite que vous et votre équipe développiez une bonne compréhension des concepts et des systèmes avec lesquels vous travaillez. »

Solution: formation, sous-traitance et collaboration

Dotez vos équipes de la formation nécessaire pour tirer le meilleur parti de l’intégration d’un système ERP. Les organisations peuvent choisir de sous-traiter cette fonctionnalité à un tiers (tel que le fournisseur responsable de l’implantation ou de l'intégration ERP). Les organisations peuvent également affecter des membres de l'équipe d’implantation pour diriger une initiative de formation qui dote chaque département concerné des informations dont il a besoin pour utiliser le système ERP.

 

 

Cependant, G2 insiste sur le fait que cette étape « va bien au-delà de la simple formation technique également; vous devez vous préparer à un long processus de partage des connaissances, de gestion du changement et de convaincre les parties prenantes afin de franchir cette étape. » Encore une fois, nous voyons l'importance d'investir dans un nouveau logiciel ERP, l'implantation et les points d'intégration - le succès d'une organisation en dépend.

 

En savoir plus sur la façon de lancer une intégration réussie du système ERP

 

Si vous êtes sur le point de lancer un nouvel ERP ou si vous avez besoin d'aide pour regagner du terrain sur le logiciel que vous avez récemment commencé à implanter, inscrivez-vous à notre prochain wébinaire, Stratégies pour surmonter les pièges de l'intégration et écouter notre panel d'experts de chez LYSI Consulting. 

 

DiCentral a plus de 20 ans d'expérience dans l'aide aux organisations pour lancer, maintenir et intégrer des systèmes ERP. Notre prochain wébinaire offrira une plongée en profondeur des types de défis (et de solutions) qui tournent autour des intégrations ERP en 2020 et au-delà.

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