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Éliminer les angles morts financiers grâce à l'intégration d’entreprise à banques

 

Dans le contexte mondial en constante évolution, les organisations doivent avoir une compréhension claire et en temps réel de leur situation financière et la flexibilité nécessaire pour gérer leurs relations avec plusieurs institutions financières. La mondialisation signifie plus de réglementation, un nombre croissant de banques et de portails bancaires, de nouvelles devises et des règles différentes pour rapatrier l'argent. Il n’est donc pas surprenant que les responsables financiers des moyennes et grandes entreprises (revenus >250 millions) affirment qu’il est de plus en plus difficile de prévoir la gestion de la trésorerie.

Pour manœuvrer dans cet environnement, les fonctions de trésorerie de l’organisation devront trouver des moyens de fournir à la direction des informations sur les positions et les prévisions de trésorerie plus rapidement et de manière plus approfondie. Les organisations ont maintenant besoin d’une visibilité accrue sur leurs actifs consolidés - étrangers et nationaux, entre banques et investissements. Réunir des systèmes disparates est la première étape pour obtenir une image financière plus claire et des rapports plus précis.

Intégration globale d’entreprise à banques

Les petites entreprises commencent généralement par vérifier manuellement leurs comptes bancaires chaque jour, en entrant des transactions dans leur système de comptabilité ERP ou système de gestion d’entreprise. Au fur et à mesure que les organisations grandissent, cette tâche devient non seulement fastidieuse, sujette aux erreurs et aux pertes de temps, mais est tout à fait inaccessible lorsque le nombre de relations bancaires se développe dans des pays étrangers, chacun régi par une législation bancaire différente. Les organisations mondiales décentralisées opèrent souvent sous un réseau complexe de relations bancaires et de comptes bancaires internationaux, sans aucune visibilité centrale. L’absence d’une image mondiale du réseau financier de l’organisation est généralement le signe que les liquidités ne sont pas utilisées efficacement.

L’intégration d’entreprise à banques consolide et centralise les activités de gestion de la trésorerie en connectant électroniquement le système ERP d’une organisation aux banques de l’ensemble du paysage géographique, en fournissant des flux numériques quotidiens sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement les données. Avec une visibilité financière complète, les organisations seront mieux placées pour déployer efficacement des liquidités, quand et où elles seront nécessaires. Les autres avantages incluent: 

  • Diminution du délai moyen de recouvrement des créances (DSO) dues en partie à l’automatisation de la livraison des factures électroniques directement aux partenaires d’affaires
  • Éliminer le recours à une seule banque principale pour servir de portail aux banques étrangères, évitant ainsi des frais onéreux de « banque locale »
  • Fournir aux partenaires d’affaires les informations sur les versements de fonds avec des paiements électroniques, évitant ainsi la nécessité de répondre aux appels lorsqu'ils effectuent leurs propres rapprochements
  • Implantation de paiements électroniques pour réduire les dépenses des comptes à payer et réduire le risque de fraude par chèque

Rapprochement bancaire rapide avec les paiements électroniques et les données des versements

Une fois que la connectivité d'entreprise à la banque est établie et que les rapports entre les banques et votre organisation ont été automatisés, les relevés bancaires doivent toujours être rapprochés des relevés de transactions du service de comptabilité. Au cours de la dernière décennie, de nombreuses entreprises ont numérisé des commandes d'achat entrantes, des confirmations de commandes et des processus d'expédition sortants à l'aide de l'automatisation EDI. Bien que cela réduise la saisie manuelle, les entreprises peuvent aller encore plus loin en numérisant et en automatisant le traitement de la facturation et des paiements, éléments essentiels de la gestion de la trésorerie. Sans cela, les factures et les paiements doivent être traités par télécopie, courrier électronique ou courrier postal, ce qui retarde considérablement le processus d’encaissement des fonds et, au final, le rapprochement bancaire. Ce qui ralentit davantage le processus, c’est le manque de détails concernant les versements lorsque les chèques papier sont des problèmes pour les paiements.

Les différences entre le paiement attendu et le paiement réel reçu ne sont pas rares lorsque vous traitez avec de nombreux partenaires d’affaires. Lorsque cela se produit, des informations supplémentaires incluses dans les détails du versement électronique peuvent expliquer la divergence. Sans les informations du versement, les services comptables doivent se contacter pour rechercher la raison de cette différence. Par exemple, si le service de la comptabilité facturait 100$ à un client, mais ne recevait qu'un paiement de 60$, le rapprochement bancaire ne pourrait être fait tant que la divergence n'aurait pas été expliquée. Les données du versement électronique feront apparaître des incohérences dans les paiements, ce qui permettra à l’équipe des comptes clients de déterminer rapidement le problème (éventuellement certains des éléments reçus ont été endommagés, etc.) et de trouver une solution.

Les organisations qui utilisent des processus manuels pour gérer les encaissements consacrent 15% de leur temps à prioriser leurs activités, 15% de leur temps à collecter des informations pour effectuer la collecte et à seulement 20% de leur temps à communiquer avec leurs clients. En revanche, les entreprises qui utilisent l'automatisation des comptes client ne consacrent que 6% de leur temps à prioriser leurs activités, 6% de leur temps à la collecte d'informations pour les appels de recouvrement et à 62% de leur temps à communiquer avec leurs clients au sujet de leur paiement. (Source)

 

Améliorer la visibilité de la trésorerie et des prévisions

L'avènement des outils de prévision du trafic et du GPS a transformé la façon dont les gens voyagent en fournissant un aperçu en temps réel du trafic sur un itinéraire donné. Fort de ces données, les voyageurs sont désormais en mesure de prendre les meilleures décisions pour se rendre à destination sans retard. L'intégration de l'entreprise à la banque offre une transparence similaire aux informations en temps réel sur le solde de l’encaisse, ce qui permet aux services comptables de fournir rapidement des rapports sur l’encaisse aux parties prenantes, tant en interne qu'à l'externe. Armée de ces données, l'organisation sera mieux préparée pour identifier et éviter les risques financiers (tels que les taux de change, les fluctuations des taux d'intérêt, les risques de liquidité, etc.), ainsi que les opportunités (optimisation du fonds de roulement, fusions et acquisitions, etc.).

Grâce à l’automatisation de la gestion de la trésorerie et à la rapidité du rapprochement bancaire, l’équipe de la comptabilité peut être sûre de fournir des données prévisionnelles précises et fiables. Ceci fournit une base puissante à partir de laquelle des décisions éclairées peuvent être prises pour traiter les besoins en liquidités à court terme et aide également à la planification à long terme pour des investissements.

Dans ce marché mondial qui ne cesse d'évoluer, votre infrastructure financière doit constituer une plateforme stable pour la croissance future. En exploitant la puissance de l'intégration d'entreprise à banque avec un partenaire technologique capable de vous aider à naviguer sur le marché mondial, votre entreprise sera positionnée pour sa croissance sans craindre que des angles morts ne sabotent vos projets. Joignez-vous à nous pour notre prochain wébinaire, Augmenter la croissance grâce à la visibilité de la trésorerie et des prévisions, avec Steve Scala, expert invité, pour en savoir plus sur la gestion des liquidités avec la mondialisation à l'esprit.

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