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Éviter le chaos des changements constants dans votre chaîne d'approvisionnement

 

Les fluctuations des processus de la chaîne d'approvisionnement peuvent être aussi imprévisibles que les conditions météorologiques. Certains changements apportés aux processus de la chaîne d’approvisionnement apparaissent du jour au lendemain en raison de nouvelles pratiques géopolitiques, par exemple, tandis que d’autres peuvent résulter de l’investissement d’un détaillant, d’un distributeur ou d’une autre organisation acheteuse dans un nouveau logiciel ERP (progiciel de gestion intégrée). Ou l’apparition de nouveaux documents commerciaux pour améliorer l’efficacité. Dans tous les cas, même la correction la plus subtile peut envoyer une onde de choc à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

L'évolution des règles de conformité des fournisseurs avec la réalité du commerce de détail

Il y a deux ans, le géant de la vente au détail Target a présenté de nouvelles règles commerciales à sa communauté d’affaires afin de répondre aux demandes en constante évolution des consommateurs actuels. Certaines des nouvelles règles incluent:

1. Date d’arrivée à l’intérieur d’un jour pour les envois aux entrepôts de Target
2. Aucune “période de grâce” pour les envois en retard (était de 2 à 12 jours)
3. Pénalité pour les envois en retard: 5% du coût de la commande (était de 1 à 3%)

Ces changements ont permis à Target d'accélérer la chaîne d’approvisionnement afin de rester compétitive, de stocker les produits en inventaire et de diminuer les opportunités de vente manquées, mais n'auraient pu être réalisés sans la coopération de ses fournisseurs.

Des changements dans les processus de la chaîne d'approvisionnement imposés par certains détaillants ne sont pas aussi radicaux, comme dans le cas de Neiman Marcus il y a cinq ans. Le détaillant haut de gamme a reconnu qu’il était nécessaire d’avoir une chaîne d’approvisionnement intégrée pour ses trois groupes d’achat afin de simplifier les achats de leurs clients dans un environnement omnicanal. Une étude de cas publiée par GS1, Neiman Marcus, le détaillant spécialisé crée une expérience de magasinage de marque avec une solution d'activation des fournisseurs, explique comment Neiman Marcus a maintenu 95% de conformité de ses 2700 fournisseurs en utilisant les normes GS1 et l’EDI.

Comment est-il possible de rendre un processus de conformité EDI évolutif?

Alors, comment les organisations acheteuses peuvent-elles présenter de nouvelles technologies efficaces dans leurs processus d’intégration de la chaîne d’approvisionnement sans perturber les courants d’automatisation déjà en place au sein de leurs communautés de fournisseurs? Et comment la communauté des fournisseurs peut-elle maintenir les règles d’affaires et la conformité à l'EDI tout en s'adaptant à ces changements?

Ces changements continueront à se produire, qu'ils soient contrôlés ou non, mais toujours constants. En tant que détaillant ou fournisseur, il s'agit de résister à la tempête et de donner à votre entreprise les meilleures chances de le faire. Les principaux objectifs sont:

1. La communication pour rester conforme
2. Ne pas avoir de commandes bloquées dans une file d’attente
3. Garder les consommateurs heureux

La communication entre les systèmes de gestion d’entreprise est essentielle. Pour Neiman Marcus, les transactions activées par l’EDI lui ont permis de communiquer efficacement avec un système intégré. Tout d'abord, l’entreprise a commencé par utiliser DiCentral pour tester sa communauté de fournisseurs. Le test est une règle générale pour vérifier qu'un partenaire d’affaires peut se conformer aux spécifications du document ou au livre de règles du détaillant. Les documents commerciaux vont et viennent pour permettre l'automatisation et ces documents doivent être vérifiés afin de faire avancer le processus. Tout fournisseur qui soumet la facture par voie électronique devra s'assurer que ces documents sont formatés et communiqués correctement afin d'éviter tout problème.

Gestion des exceptions et automatisation des règles d’affaires

Peter Edlund, Chef évangéliste des solutions chez DiCentral donne l’exemple suivant lors d’une interview,

Les systèmes hautement automatisés gèrent les exceptions plutôt que les règles si vous traitez 1000 factures par jour et avez un taux d'erreur de 10%, vous devez suivre manuellement 100 factures par un appel téléphonique ou un courriel. Tester ces factures électroniques avec chaque fournisseur avant de les mettre en production peut réduire l'impact sur les systèmes de production réels et le personnel qui surveille ces systèmes.”

Bien que des tests complets vérifient l'efficacité de la syntaxe EDI, de nombreuses organisations d'achats et sociétés de distribution obligeront également leurs communautés de fournisseurs à se conformer à des règles d’affaires supplémentaires en matière de séquencement et de synchronisation des documents.

La solution ultime permettra de tester et d'utiliser la gestion des règles d’affaires dans le cadre d'un programme de conformité complet. Cela permettra aux partenaires d’affaires, tant les acheteurs que les vendeurs, de prévenir les exceptions à la chaîne d'approvisionnement de manière continue, bien après la phase de test initial.

Par exemple, un détaillant peut imposer à un fournisseur d'envoyer un ASN avant la facture. Si, pour une raison quelconque, la facture était envoyée avant l'ASN, l'outil de gestion des exceptions peut être déployé pour capturer le document et le mettre en quarantaine avant qu'il ne soit envoyé au détaillant. À ce stade, le fournisseur est immédiatement alerté de la procédure et indique les étapes à suivre dans les actions recommandées. La direction peut décider d'éliminer, de conserver ou de libérer la facture.

Les solutions de gestion des exceptions et de règles d’affaires fournissent des informations supplémentaires avec une visibilité en temps quasi réel sur toutes les relations des partenaires d’affaires, garantissant la conformité des règles d’affaires et prévenant les violations des règles avant qu'elles ne se produisent.

La combinaison de ces solutions avec votre système ERP ou vos systèmes de gestion d’entreprise diminuera les efforts manuels, la main-d'œuvre et le temps écoulé sur vos factures incorrectes.

Apprenez en plus sur le wébinaire:  Un vent de changement : "Assurer la conformité de la chaîne d’approvisionnement lorsque les changement sont constants."

Wébinaire - Assurer la conformité de la chaîne d'approvisionnement lorsque les changements sont constants