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Le guide du fournisseur sur les systèmes de gestion des processus d’affaires

 Les fournisseurs ont longtemps senti la pression pour se conformer à la réglementation de plus en plus stricte en matière de conformité des détaillants, dans ce qui a tendance à ressembler à une bataille difficile. Alors que les attentes des consommateurs concernant les délais de livraison, la disponibilité des produits et la diversité des options ne cessent de croître, les détaillants ont tous mis en place des programmes de conformité des fournisseurs afin de rester compétitifs, de réduire les coûts d'inventaire et garder leurs étagères approvisionnées. Dans les magasins traditionnels, où des étagères vides peuvent entraîner une perte de revenus, la fiabilité des fournisseurs est cruciale.

Conformité: encourager l'uniformité

Des programmes de gestion des règles d’affaires ont été mis en place pour inciter les fournisseurs à maintenir l’uniformité des quantités et des calendriers de produits et éviter les oublis coûteux. Les acheteurs imposent au fournisseur des règles de traitement décrivant la manière dont les produits doivent être emballés, étiquetés et expédiés. Cela pourrait définir les attentes en matière d’exécution des commandes ainsi que les règles associées au lieu d'expédition des marchandises. Les règles techniques définissent le nombre, le contenu et le flux des transactions, ainsi que le moment de leur envoi et de leur réception. Au cas où le fournisseur ne respecterait pas les règles d’affaires, des pénalités financières, communément appelées rétrofacturation (pénalités) ou compensation de factures, seraient encourues.

La conformité peut être un problème litigieux, mais les détaillants ont beaucoup plus à gagner d'une chaîne d’approvisionnement efficace et automatisée dans laquelle les rétrofacturations n'existent pas.

Les raisons des pénalités 

Lorsque des fournisseurs vendent des produits à une organisation acheteuse, telle qu'un détaillant, des exigences de conformité sont définies dans de longs documents appelés guides de routage. Pour les fournisseurs qui entretiennent de nombreuses relations avec leurs partenaires d'affaires, ces exigences peuvent devenir complexes et requièrent un processus de gestion des règles d'affaires pour organiser et repérer les violations des règles en attente. Sans cela, les rétrofacturations peuvent s'accumuler, ronger les marges déjà maigres et nuire de manière permanente à la réputation de l'entreprise.

Exemples de règles d'affaires du détaillant 

1. Défaut de livrer doit arriver par date (MABD): les détaillants passent souvent des commandes ayant pour objectif de recevoir les marchandises immédiatement avant leur épuisement, car cela permet de garder les coûts d'inventaire bas. En conséquence, les livraisons arrivant tôt ou tard perturbent la chaîne d'approvisionnement.
2. Violations de la capacité à remplir les commandes: livrer trop ou pas assez de produits perturbe la chaîne d'approvisionnement de la même manière que les livraisons précoces ou tardives.
3. Utiliser le mauvais transporteur: certains détaillants préfèrent les transporteurs qui comprennent leur processus et leurs priorités. Aller avec un autre transporteur peut faire en sorte que votre livraison arrive à temps, mais peut aussi entraîner des rétrofacturations.
4. Échange de données informatisé (EDI) erroné: les détaillants ont peu de patience pour la non-conformité aux normes EDI. Par exemple, parmi tous les détaillants de données EDI reçus, la notification préavis de livraison (ASN) est l'une des plus importantes. Les détaillants exigent des informations sur les envois avant la livraison afin de préparer leur système ERP, allouer leur inventaire et planifier leur main-d’œuvre. En cas d'erreur dans ces informations, des perturbations dans l'automatisation se produisent, nécessitant généralement une intervention manuelle. Investissez dans les bons systèmes pour gérer l’EDI et la gestion des règles d’affaires et évitez les rétrofacturations qui y sont associées.

Éviter les rétrofacturations

La question qui préoccupe le plus souvent les fournisseurs est la suivante: « Comment puis-je éviter les rétrofacturations? » La solution la plus simple consiste à implanter un programme de gestion des règles d’affaires. Certaines erreurs sont inévitables, mais le bon outil de gestion des exceptions peut faire apparaître des exceptions dans la chaîne d’approvisionnement, ce qui permet aux partenaires d'affaires d'être avertis des violations des règles en attente avant qu'elles ne se produisent. Les violations des règles en attente peuvent être détectées par l'outil de gestion des exceptions et mises en quarantaine avant d'être transmises aux partenaires d'affaires ou à l'ERP ou au système de gestion d’entreprise. À ce stade, les alertes en temps réel sont envoyées directement aux personnes appropriées au sein de l'organisation, accompagnées de recommandations personnalisées pour parvenir rapidement à une résolution. Voici quelques exemples d'utilisation d'un outil de règle de gestion et d'exception pour identifier et prévenir les violations des règles avant qu'elles ne se produisent:

Scénario 1

Le fournisseur A entre une règle de gestion spécifique dans la solution. Dans ce cas, un détaillant a exigé que l'ASN soit envoyée avant la facture. Si, pour une raison quelconque, la facture a été envoyée avant l'ASN, l'outil de gestion des exceptions capturera le document et le mettra en quarantaine avant qu'il ne soit envoyé au détaillant. À ce stade, le fournisseur est immédiatement alerté du problème via un téléphone ou un appareil mobile et des actions recommandées lui sont proposées. À partir de là, il peut décider de rejeter, de conserver ou de libérer la facture.

Scénario 2

Le fournisseur B doit envoyer un ASN avant la date d'expiration du bon de commande. Il établit donc une alerte une semaine avant la date d'expiration pour l'informer que l'ASN n'a pas encore été envoyé. Si l'ASN n'a toujours pas été envoyé deux jours avant la date d'expiration, lui et son responsable des expéditions reçoivent tous deux une alerte ainsi que les étapes à suivre pour les actions recommandées. Cela garantit que tous ses documents sont diffusés au bon moment.

Scénario 3

Le fournisseur C doit s’assurer que le SKU de l’ASN correspond à celui de la commande. Si jamais les numéros de référence sont incompatibles, l'ASN est mis en quarantaine avant d'être envoyé au détaillant. À ce stade, le fournisseur est immédiatement alerté du numéro SKU non valide et peut décider de conserver, de rejeter ou de libérer l'ASN.

Comment améliorer la carte de pointage de votre vendeur

Les organisations acheteuses développent souvent une carte de pointage dans laquelle leurs fournisseurs sont évalués. Les fournisseurs qui gèrent, surveillent et évaluent de manière proactive leur conformité aux règles de l'entreprise se positionnent souvent pour gagner plus d'affaires et améliorer leurs propres marges. Il est important que les membres clés de l’équipe connaissent les exceptions permettant d’atténuer les problèmes de manière proactive, d’identifier les problèmes sous-jacents et de s’employer à apporter des améliorations continues. Une communication ouverte et rapide avec les clients du commerce de détail est essentielle pour démontrer votre engagement à l’égard de leurs exigences commerciales et de leur réussite globale.

A présent, les fournisseurs réalisent que les processus manuels ne peuvent tout simplement pas suivre la vitesse des données numériques. Toutefois, l’automatisation des règles d’entreprise n’est pas dépourvue de particularités. En implantant des règles d’affaires et des processus de gestion des exceptions, vous pourrez ajouter rapidement de nouvelles règles, gérer les exceptions pour éviter les impayés et, au final, améliorer les relations avec vos partenaires d'affaires.

Pour plus d'informations sur la gestion des règles d’affaires pour les détaillants, consultez notre guide utile du détaillant.