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La chaîne d’approvisionnement en mode inversé: quand un produit est rappelé, la transparence devient essentielle

 

 

Chaque mois des centaines de produits sont rappelés. Nous sommes tous au courant du rappel majeur du Galaxy Note 7 de Samsung qui a atteint des proportions sans précédent ou, les coussins gonflables Takata, chaque semaine il y a des dizaines de rappels qui ne reçoivent aucune attention médiatique. Les rappels touchent presque tous les secteurs, allant des produits de consommation, à l’automobile et aux produits pharmaceutiques. Les chances qu’un rappel touche à votre chaîne d’approvisionnement sont élevées, et il est important d’être prêt.

Lorsqu’un rappel se produit, les enjeux sont élevés. La nécessité d’une chaîne d’approvisionnement transparente où tous les participants peuvent communiquer directement entre eux, identifier à tout moment dans le processus où sont les produits défectueux, et recevoir les informations à jour instantanément, est d’une importance capitale. Les fournisseurs et les détaillants ne peuvent pas se permettre d’attendre les communications papier où le risque d’erreurs d’entrer à nouveau les données dans un système de gestion d’entreprise est élevé. Lors d’un rappel, la rapidité et l’efficacité sont primordiales et peuvent faire la différence pour rétablir les profits, la marque et la réputation d’une entreprise et atténuer sa responsabilité légale.

Les processus manuels de la chaîne d’approvisionnement ne peuvent tout simplement pas suivre la rapidité de la demande des rappels de produits. Les entreprises se tournent vers la technologie telles que des systèmes de gestion d’entreprise, l’échange de données informatisées, la RFID, ainsi que les technologies de transport qui offrent la vitesse, la flexibilité et la précision pour résoudre les rappels et minimiser les conséquences.

Lors d’un rappel, la rapidité et l’efficacité sont primordiales et peuvent faire la différence pour rétablir les bénéfices, la marque et la réputation de l’entreprise, et pour limiter sa responsabilité légale. Les processus manuels de la chaîne d’approvisionnement ne peuvent tout simplement pas suivre la demande rapide de rappels de produits. Les entreprises se tournent vers des technologies telles que la planification des ressources d'entreprise(ERP), l'Échange de Données Informatisées (EDI), la RFID et les technologies de transport qui offrent rapidité, flexibilité, précision et résolutions claires, afin d'éviter qu'un rappel moins volumineux ne se transforme en crise plus grave.

Rechercher des signes avant-coureurs pour vous préparer à l'inconnu 

Dans les premières étapes d’un rappel, il peut y avoir des signes avant-coureurs, mais pas de piste réelle pour régler le problème. Il peut y avoir des plaintes de clients ou des retours plus importants que la normale.  Il peut y avoir des problèmes reconnus par le fabricant qui semblent être gérables au départ. Mais souvent, la taille du problème et son impact final ne sont pas connus. Être souple et faire évoluer les processus sont donc essentiels.

La chaîne d’approvisionnement doit être en mesure de répondre aux inconnus, les variables et les problèmes qui vous sont inconnus dès le début. Par exemple, les fournisseurs doivent retirer rapidement les produits qui sont rappelés à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, ce qui peut ajouter de la pression supplémentaire sur les systèmes de gestion d’entrepôt, lesquels doivent fournir les bonnes informations concernant les niveaux actuels des stocks. Retirer les produits des magasins peut également ajouter du stress à l’entreprise qui gère le transport, si les camions ne sont pas en mesure d’accueillir des charges supplémentaires.

Les normes de formats électroniques pour réagir en temps réel

L’utilisation d’un format électronique standard entre partenaires d’affaires, telle que l’EDI, peut contribuer à créer de la transparence dans la chaîne d’approvisionnement. Par exemple, l’utilisation de ces normes pour l’intégration entreprise à entreprise (B2Bi) permet aux partenaires de partager des informations importantes, tels les plans de production et de transport, les commandes, les stocks et les assignations permettant une visibilité complète de la chaîne d’approvisionnement. Cela permet aux entreprises d’être assez agiles pour gérer un rappel, même si la taille et l’étendue du rappel sont inconnues.

L’EDI permet à toutes les parties de la chaîne d’approvisionnement d’avoir une vue complète des produits tout au long du processus de distribution. En rendant possible le partage de l’information de façon électronique, l’EDI permet aux fournisseurs, aux fabricants et aux détaillants de recevoir et de réagir en temps réel aux nouvelles informations. Cela crée une trace des données et facilite la recherche d’information sur des commandes en particulier, des expéditions, des inventaires, le statut des opérations et autres réseaux tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

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Adhérer à la réglementation des rappels dans un environnement complexe

Lorsqu’un rappel frappe, les fabricants doivent non seulement retirer les produits des tablettes, mais également se conformer aux autorités de réglementation. Les rappels dans de nombreuses industries sont réglementés par Santé Canada laquelle fournit des directives strictes sur la façon dont le rappel doit être traité. Ce qui comprend la fourniture d’une documentation appropriée. Les fabricants doivent satisfaire aux exigences de la traçabilité des produits et veiller à ce que toutes les marchandises défectueuses soient retirées de la chaîne de distribution. Les entreprises sont souvent tenues de montrer la chaîne de traçabilité pour les produits concernés afin de fournir la preuve que l’intégrité a été maintenue afin de procéder à des essais et des analyses supplémentaires.

La complexité des chaînes d’approvisionnement d’aujourd’hui signifie une tâche importante, surtout si les processus standards du fabricant nécessitent un suivi manuel et une documentation. L’utilisation de systèmes de suivi en lot et de fonctionnalités de gestion d’entrepôt, notamment l’identification par radiofréquence (RFID), le code à barres, les étiquettes pouvant être numérisées et l’EDI, créent un processus de suivi fluide où tout le personnel clé peut accéder en temps réel sur les différents produits. Cela permet aux fournisseurs de suivre les marchandises défectueuses, savoir si elles sont dans un entrepôt, en transit chez un détaillant, ou assises sur les tablettes d’un magasin. Il crée aussi une trace des données ce qui facilite la documentation du processus de retrait et de chaîne de traçabilité pour les rapports de réglementation.

Implanter des mécanismes de contrôle internes efficaces pour déclencher des alertes

En fait, nous avons utilisé ces outils pour aider l’un de nos clients à se préparer à un éventuel rappel. Nous avons travaillé avec McKesson, société spécialisée dans les fournitures médicales, les produits pharmaceutiques et les services de santé, pour implanter une technologie qui automatise le processus d’attribution des numéros de lot de la base de données à différents articles. Avec ce système, en cas de problème, McKesson pourra localiser en temps réel l'emplacement exact de chaque article concerné se trouve et le retirer. Auparavant, la société effectuait ce processus manuellement et le gérait à l'aide de feuilles de calcul, méthode inefficace susceptible de générer des erreurs. Auparavant, l’entreprise effectuait ce processus manuellement et une gestion à l’aide de feuilles de calcul, une méthode inefficace qui entraîne des erreurs. Le système EDI que nous avons installé emmagasine les données pour les rendre disponibles à tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement. Des mécanismes de contrôle ont aussi été mis en place pour garantir le suivi efficace des produits. Si un fournisseur n’avait pas mis un numéro de lot sur une expédition, les marchandises seraient refusées au centre de distribution. Au lieu de cela, le système déclenche une alerte et un numéro de lot est émis en temps réel.

Les rappels peuvent mettre la chaîne d’approvisionnement à rude épreuve. Gérer en mode inversé un rappel de produit peut être coûteux et peut écorcher sérieusement la réputation du fournisseur et violer la réglementation. La rapidité et la transparence sont de mise. L’intégration des technologies comme l’EDI automatise les processus et les rend totalement transparents, et fait souvent une énorme différence, et s’assure que l’entreprise respecte toutes les exigences réglementaires.

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