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Liste de vérification EDI pour les solutions intégrées et sur le Web

Que vous débutiez avec l'EDI, que vous travailliez avec un système EDI sur le Web, que vous cherchiez à faire évoluer votre EDI avec plusieurs partenaires d’affaires ou que vous souhaitiez une solution entièrement intégrée, il y a des avantages à tous les niveaux qui permettent d'économiser du temps et des coûts tout en atténuant le risque. La bonne solution EDI est essentielle à votre stratégie de croissance en tant qu'entreprise, générant des gains d'efficacité tout au long de la chaîne d'approvisionnement et jusqu'à l'utilisateur final.

L’intégration via l’EDI

La fonction la plus fondamentale de l'EDI consiste à effectuer des transactions avec des partenaires d’affaires à l'aide de documents électroniques. Prenons l'exemple de la grande distribution: l'EDI aide les fournisseurs à transiger avec les détaillants en simplifiant les informations critiques telles que les bons de commande et les factures. Derrière l'expérience moderne du consommateur, il y a plusieurs documents dans tout cet inventaire pour garantir que le bon produit arrive à temps dans les rayons.

En normalisant et en automatisant la paperasserie minutieuse et la saisie manuelle des données, l'EDI diminue les dépenses d'exploitation et réduit les erreurs, ce qui se traduit par un meilleur retour sur investissement. Selon une étude de 2016, Partenariats proactifs: Création de la valeur de la chaîne d’approvisionnement à l’ère numérique, publiée par l'Université du Tennessee et portant sur plus de 230 entreprises dans de nombreux secteurs, les fournisseurs ont économisé 25% en traitant les commandes par voie électronique et 20% avec la facturation électronique.

 

Notamment, ces fournisseurs ont également signalé un traitement des factures presque 4,5 jours plus rapide lors de l'utilisation de services gérés tels que l’EDI.

 

Qu'elles opèrent avec de gros volumes ou directement auprès du consommateur, de nombreuses entreprises ont des processus manuels et de multiples plateformes pour acheminer leurs produits et services vers le consommateur final. Ces gains d'efficacité en temps réel signifient des gains de temps importants qui permettent aux entreprises de se concentrer davantage sur les stratégies de croissance et moins sur les processus d'exécution.

Que contient votre liste de vérification EDI?

À mesure que votre organisation grandit, vos besoins EDI augmenteront également. Pour déterminer ces besoins, il est préférable de commencer par une liste simple que vous pouvez consulter avec votre équipe commerciale principale, ainsi qu'avec les membres de l'équipe interfonctionnelle, pour vous assurer que les objectifs sont alignés à tous les segments de votre entreprise.

1. Quels sont mes objectifs d’affaires? Est-ce que je veux développer une entreprise existante, croître en ajoutant de nouveaux partenaires d’affaires ou intervenir en optimisant ma chaîne d'approvisionnement ou mes processus d'exécution actuels? L'étude de l'Université du Tennessee de 2016 note que 40% des entreprises interrogées ont signalé une amélioration de l'efficacité de l'intégration de nouveaux partenaires d’affaires à l'aide d'une intégration en nuage.

2. Comment optimiser les processus? Analysez le temps nécessaire au traitement des commandes et combien de personnes sont nécessaires. Déterminez où les erreurs ont été commises et combien de temps il a fallu pour les résoudre. Comment ces problèmes entrent-ils en compte dans vos dépenses d’exploitation?

Par exemple, une entreprise d'appareils médicaux qui vendait des prothèses auditives aux professionnels de la santé voulait passer aux détaillants. Cela signifiait prendre les appels téléphoniques et recevoir des courriels pour les commandes passées, puis saisir les informations dans des factures manuelles, les imprimer et les poster. Ensuite, selon le détaillant qui vendait ses appareils, le personnel de la société devait travailler sur plusieurs portails EDI pour garantir que les commandes étaient passées et documentées correctement dans chaque système d'entreprise pour faire livrer les prothèses auditives. En passant à une solution EDI, ils ont économisé énormément de temps, leur permettant de se recentrer sur la croissance de leur réseau de partenaires d’affaires et l'expansion de leurs activités aux États-Unis.

3. Quelles sont les exigences de mes partenaires d’affaires? Quels documents (connaissements, rapports sur l’état d’avancement, bons de commande, factures, devis, etc.) sont nécessaires pour faire des affaires tout au long de votre chaîne d'approvisionnement ou des processus pour la livraison directe au consommateur? Quels sont les délais requis? Comment puis-je rester en conformité avec ces exigences?

Considérez ce dont notre grand détaillant a besoin pour répondre à l’expérience de leur utilisateur final. Ils doivent gérer les opérations efficacement à travers des centaines et des milliers de fournisseurs pour suivre et stocker les inventaires régulièrement tout en restant conformes et à temps. C'est là que l'EDI est important pour le suivi des actifs et la documentation en temps réel avec des processus automatisés, permettant à l’administration de fonctionner à tout moment afin que les articles parviennent du fournisseur à l'étagère avec succès.

L'EDI vous permet de préparer et d'emballer en fonction de différents articles, dans n'importe quelle industrie dans laquelle vous travaillez, en vous assurant que les articles sont organisés de la manière la plus efficace selon vos spécifications. Par exemple, vous pouvez emballer des articles uniformes comme le shampooing de la même manière à chaque fois, tandis que des articles comme les vêtements peuvent nécessiter des séries de couleurs et de tailles qui varient pour le distributeur ou le détaillant. Le choix dans la façon de préparer, d'emballer et d'expédier vos articles via l’EDI permet d'assurer un traitement des commandes en douceur sur une large gamme de produits.

L’EDI entièrement intégré

De nombreuses entreprises ont besoin de plus que l'intégration au sein de leur plateforme EDI - elles ont besoin de l'intégration du système avec leur ERP. Alors que les fournisseurs EDI traditionnels peuvent sous-traiter cette intégration à un tiers, certains conçoivent également leurs solutions pour s'intégrer directement à vos systèmes de gestion d’entreprise existants. Cette intégration permet de maintenir les projets à l'heure, de réduire les coûts et d'atténuer la perte de revenus, vous offrant un retour sur investissement grâce à une collaboration automatisée. Que vous utilisiez Oracle, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics ou d'autres plateformes ERP, vous pouvez facilement vous intégrer aux données EDI sur l'ensemble de votre réseau de partenaires.

À mesure que votre entreprise se développe et évolue, il est important d'évaluer l'optimisation des processus avec votre fournisseur EDI. Que vous soyez novice en EDI ou prêt à l'intégrer pleinement dans votre ERP, votre fournisseur peut vous aider à trouver la bonne solution pour réduire les inefficacités et identifier les signaux d'alarme que l'EDI peut simplifier pour vous et vos partenaires d’affaires.New call-to-action