search

Meilleures pratiques pour les fournisseurs. Choisir le bon ERP à intégrer à votre système EDI

 

 

L'un des investissements les plus importants que vous pouvez faire pour votre entreprise est de choisir le bon système ERP. Comme c'est souvent le cas, la plupart des entreprises en croissance utilisent des systèmes ERP qui ont été achetés il y a quelque temps, et il devient finalement évident que l'ERP ne répond tout simplement plus aux besoins de l'entreprise. Il est vrai que Acomba, QuickBooks et d'autres systèmes comptables peuvent gérer les besoins de l'entreprise pendant un temps, mais à mesure que l'entreprise se développe, ses besoins deviennent plus complexes. Inévitablement, la plupart des entreprises trouvent que leur système EDI est devenu beaucoup plus complexe que leurs systèmes comptables.

Si votre entreprise trouve qu'il est temps de réévaluer son système ERP, voici quelques points dont vous devez tenir compte lorsque vous étudiez et évaluez vos options. Tout d'abord, nous commencerons par une question importante: le système ERP peut-il s'intégrer à vos processus EDI?

La clé, c'est l'intégration

Il y a une différence entre « capable d'intégrer» et « intégrer nativement » et cette différence devrait être le tout premier élément qui fait partie de votre liste de contrôle. En théorie, chaque progiciel ERP peut se connecter avec n'importe quel progiciel EDI, mais la connexion des fonctions exige un niveau de sophistication totalement différent. Les fournisseurs de logiciels soulignent leur capacité à exporter des données à partir de leur logiciel afin qu'il puisse être importé vers un autre système. Ils peuvent même avoir des routines automatisées qui peuvent exécuter les fonctions d'exportation / importation sur une base temporisé. Le problème avec ces types de transferts est que le format des fichiers intermédiaires est sujet à l'erreur et à la corruption, et toute modification dans le fichier provoquera l'échec du transfert ou, pire encore, une mauvaise importation provoque la corruption des informations dans votre application.

De plus, chaque fois qu'un fournisseur change le format de ses données internes, le processus de transfert de données doit être révisé et testé pour s'assurer qu'il fonctionne avec les nouveaux formats.

L'intégration directe entre vos systèmes ERP et EDI signifie que les deux systèmes se connectent l’un à l’autre au niveau des données. Ceci est généralement accompli en utilisant des programmes intégrés qui gèrent le formatage des données, la vérification des erreurs et la transformation des données afin que celles-ci soient transférées d'un système à l'autre dans le bon format. Et une fois qu'elles ont été mises dans le système de destination, elles sont vérifiées pour leur exactitude et toutes les erreurs sont résolues.

white paper - Top 5 Mistakes of EDI integration

Une fois que vous avez vérifié votre liste de fournisseurs éventuels par rapport à la liste de contrôle 'intégration' et que vous l'avez limitée à ceux qui offrent le lien direct nécessaire, il est temps de commencer avec liste générique. Considérez ce qui suit dans votre recherche d'un système ERP plus approprié:

Vos opérations d'entreprise

Ne supposez pas que vous savez ce qui manque à votre système ERP actuel. Examinez de près chaque étape de vos opérations. Discutez avec votre personnel qui s'occupe de chaque partie du processus et demandez-lui ce qu'il a comme problème, comment il pourrait améliorer les opérations, et quelles parties de son travail sont traitées à l’extérieur de l'ERP actuel dans des feuilles de calcul ou des bases de données.

Trouvez quels rapports sont utilisés régulièrement et lesquels  ne sont pas exécutés par l'ERP. Généralement, ces rapports manquants sont créés en exportant les données de l'ERP et en générant les rapports à l'aide de feuilles de calcul. Identifiez et énumérez chacune de ces fonctions et ayez une idée du temps qu’il faudra pour les créer.

Recherchez les domaines qui ne sont pas couverts, car le système actuel n'est pas spécifique à votre secteur. Les lois changent et les exigences de rapport peuvent être différentes de ce qu'elles étaient au début. 

Au fur et à mesure que vous établissez votre liste de candidats ERP potentiels, découvrez ce que les autres entreprises de votre secteur utilisent et si elles sont satisfaites.

La liste technique

En plus de la liste des caractéristiques et des fonctions, vous aurez besoin d'un ensemble de critères plus basiques pouvant fournir des options oui / non.

Coût total de possession (TCO)

Au-delà des coûts initiaux ou mensuels, assurez-vous de regarder les coûts supplémentaires que vous aurez. En plus, considérez les économies en main-d'œuvre et en réduction d'erreur qui peuvent être gagnées en intégrant de façon transparente vos systèmes.

Serveur/système d’opération/en nuage

Comprenez comment les systèmes sont hébergés et comment ils connectent vos systèmes existants et de remplacement. Découvrez si vous aurez besoin de nouveaux ordinateurs et serveurs, d'une capacité de connectivité internet supplémentaire ou d'autres services.

Soutien et service

Sondez le niveau de service et de soutien disponibles. Ce qui inclut non seulement la formation au système, mais également la maintenance de la connexion des données, c'est-à-dire la mise en correspondance et les mises à jour requises par les partenaires d’affaires.

L’expérience avec votre industrie

Si votre entreprise a des exigences spécifiques en matière de données, de processus, de connectivité ou de combinaison de produits, un fournisseur ERP qui comprend déjà vos besoins contribuera grandement à faciliter votre implantation.

Entrevue et démo

Familiarisez-vous avec l'aspect et la convivialité du système. Découvrez si votre personnel se sent à l'aise avec l'interface et peut y naviguer facilement.

Spécifiez vos options et demandez une proposition

Standardisez le plus possible votre demande de proposition afin de pouvoir comparer les propositions que vous recevez.

Négocier un accord

Après avoir étudié et choisi ce qui convenait le mieux à votre entreprise, trouvez un accord commun qui vous rend heureux, vous et le vendeur. On a dit que les accords les mieux réussis sont ceux où aucune partie n'est complètement satisfaite parce que chacune a fait des compromis sur certains éléments.

Bien sûr, une fois que vous aurez terminé ces étapes, le vrai travail commencera. Rappelez-vous: même si vous avez déjà consacré beaucoup d'efforts, attendez-vous à consacrer encore plus de temps et d'énergie à la progression de l’implantation. Mais, soyez assurés qu'une fois que votre organisation aura terminé le processus d’implantation de l'ERP, les bénéfices que vous réaliserez seront substantiels.