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Traitez-vous toujours manuellement les factures? Voici 3 raisons pour passer à la facturation électronique

 

En ces moments de processus automatisés, il n'y a plus aucune raison pour que les processus de la chaîne d'approvisionnement fassent en sorte que les personnes passent manuellement les factures papier dans les deux sens avec leurs partenaires d’affaires. Avec les factures papier traditionnelles, le document est envoyé par fax, numérisé au format PDF et envoyé par courrier électronique ou par courrier postal. L'acceptation et le paiement de la facture nécessitent la saisie manuelle des données, processus notoirement fastidieux et sujet aux erreurs humaines. Pour gagner du temps, économiser des ressources et réduire les risques d'erreurs coûteuses, de plus en plus d'organisations optent pour l'automatisation du processus de facturation à l'aide de la facturation électronique.

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Gérer un nombre ingérable de factures

Une organisation plus petite ne peut recevoir que dix ou vingt factures papier d’un petit nombre de fournisseurs. Toutefois, au fur et à mesure que l'entreprise grandit, élargissant son nombre de partenaires d’affaires pour inclure un vaste réseau de fournisseurs, elle se heurte rapidement à des difficultés pour traiter des centaines de factures chaque mois et pour envoyer des courriels et des appels téléphoniques de fournisseurs désireux d'être payés.

En passant à la facturation électronique, le service de la comptabilité gagnera en visibilité et en contrôle sur les données financières importantes, car les documents de facturation sont partagés électroniquement en temps réel. Lors de l'envoi d'une facture électronique, les données de facturation structurées du système des comptes clients du fournisseur sont envoyées directement au système des comptes fournisseurs de leurs clients via le format Échange de Données Informatisées (EDI), ce qui réduit le risque de litiges, de rejets ou d’autres erreurs de saisie manuelle.

Optimiser le département des comptes fournisseurs

Au fur et à mesure que les organisations se développent, la tâche de traiter un volume important de factures chaque mois augmente également. Les factures papier ou PDF doivent être stockées, triées et entrées à nouveau dans le système des comptes fournisseurs. Ces étapes sont par nature un travail énorme et sujet aux erreurs, problèmes qui peuvent être évités par la facturation électronique.

Voici les 3 avantages clés du passage à la facturation électronique:

1. Profitez des rabais fournisseurs

Les organisations qui effectuent des paiements tôt peuvent souvent négocier un rabais auprès de leurs fournisseurs. Par exemple, un fournisseur peut offrir un rabais de 10% si la facture est payée dans les dix jours, ou accorder un rabais à tout client utilisant la facturation électronique ou en ligne, la probabilité d'un paiement rapide étant bien supérieure à celle des chèques papier. Le paiement rapide d'une facture est un moyen simple d'économiser de l'argent tout en rendant les partenaires d’affaires heureux, et la facturation électronique permet un traitement beaucoup plus rapide et des cycles de paiement plus courts. En conséquence, les organisations qui utilisent des factures électroniques ont plus de chances de bénéficier de remises utiles.

2. Correspondance à deux et trois voies

Le rapprochement automatisé des factures à deux et trois voies empêche les entreprises de payer par inadvertance une commande non appariée et non vérifiée. Si des incohérences ou des erreurs sont détectées, le paiement sera retenu pour permettre des recherches ultérieures. Par exemple:

  • Correspondance bidirectionnelle: vérifie que les informations des commandes et des factures correspondent dans les plages suivantes: la quantité facturée est inférieure ou égale à la quantité commandée et le prix facturé est inférieur ou égal au prix de la commande.
  • Correspondance à trois voies: vérifie que les informations de réception et de facture correspondent à la plage de quantité que vous définissez: la quantité facturée est inférieure ou égale à la quantité reçue.

Tout comme les factures électroniques facilitent le rapprochement bancaire des fournisseurs, elles permettent également aux entreprises d’automatiser la validation, garantissant ainsi leur exactitude avant leur acheminement aux responsables commerciaux pour approbation. Ces validations garantissent également que tous les calculs sont corrects et, dans les grandes organisations multidépartements, aident à identifier quels biens ont été achetés par quels départements.

3. Fournir des mises à jour automatiques du statut

Un autre coût lié à la facturation papier est le personnel de soutien nécessaire pour répondre aux questions des fournisseurs. Par exemple, après avoir soumis une facture papier ou PDF, l’équipe des comptes clients du fournisseur contactera généralement le partenaire d'affaires pour confirmer que la facture a bien été reçue et approuvée. Cependant, il n’est pas inhabituel que l’équipe de recherche et d’analyse du fournisseur contacte à nouveau pour savoir où en est le paiement. Une caractéristique essentielle d'un programme de facturation électronique devrait être un portail offrant aux fournisseurs la possibilité de vérifier le statut d'un paiement. Cela libère le personnel d'assistance de la recherche de chaque facture afin de fournir des mises à jour.

Le zéro papier

La facturation papier traditionnelle comporte plusieurs coûts cachés, les retards de paiement créant un flux de trésorerie négatif. Ces déficits deviennent encore plus prononcés à mesure que l'entreprise grandit, augmentent le volume des commandes et le nombre de partenaires d’affaires. Payer pour que le personnel traite manuellement des centaines de factures chaque mois n’est tout simplement pas logique du point de vue financier. En outre, alors que les gouvernements du monde entier instaurent des réglementations environnementales strictes, la volonté de « ne plus utiliser de papier » est devenue un objectif moins altruiste et une nécessité pratique.

Adopter les avantages de la facturation électronique nécessite une compréhension profonde et réaliste des avantages, des défis et des meilleures pratiques pour faire de ce rêve sans papier une réalité. Inscrivez-vous maintenant à notre prochain wébinaire, Facturation électronique : les avantages de réduire le papier afin de vous plonger dans la facturation électronique d'un expert du secteur.New call-to-action