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    GUIDE EDI

    ÉCHANGE DE DONNÉES INFORMATISÉES

    Comprendre les bases de l'EDI

    L'Échange de Données Informatisées, autrement appelé « EDI », est l'échange de formulaires et de documents commerciaux communs entre deux ou plusieurs organisations utilisant un système de communication et d'archivage automatisé.

    Les documents communs échangés à l'aide de l'Échange de Données Informatisées comprennent les bons de commande, les factures et les documents d'expédition. L'Échange de Données Informatisées peut se faire de plusieurs façons, mais aujourd'hui, il est le plus souvent fait par le biais d'ordinateurs de bureau.

    Les avantages de l'Échange de Données Informatisées

    L'Échange de Données Informatisées a trouvé un partisan précoce et enthousiaste dans l'industrie automobile qui voulait mettre en place des moyens permettant un mouvement d'inventaire «juste à temps». L'Échange de Données Informatisées n'a pas été créé pour remplacer le papier, mais plutôt pour réduire le temps et les taux d'erreur associés à la saisie manuelle des données. Étant donné que plus de 70% d'une sortie de données transactionnelles d'ordinateurs devient l'entrée de données transactionnelles d'un second ordinateur, il est facile de voir comment l'Échange de données informatisées peut générer des économies de temps et de coûts significatifs.

    L'Échange de Données Informatisées est maintenant largement utilisé en Amérique du Nord et dans le monde entier, sur la base d'un certain nombre de normes qui ont été adoptées et qui fournissent des directives de base pour son utilisation. Les deux organismes de normalisation les plus fréquemment associés à l'Échange de Données Informatisées sont la norme ANSI X12, utilisée principalement en Amérique du Nord, et la norme EDIFACT de l'ONU utilisée à l'extérieur de l’Amérique du Nord.

    Comment est utilisé l'Échange de Données Informatisées

    L’Échange de Données Informatisées a été créé pour faciliter la gestion et le flux des informations sur les transactions. Par conséquent, toutes les données faisant partie d'un document commercial peuvent être transmises à l'aide de L’Échange de Données Informatisées. Les documents commerciaux sont parmi les plus fréquemment échangés à l'aide de L’Échange de Données Informatisées. Ceux-ci comprennent des bons de connaissement, des rapports de statut, des bons de commande, des factures, des devis et d'autres formes plus ésotériques comme les demandes d'assurance hypothécaire résidentielle et les paiements de réclamations des soins de santé.

    Étant donné que l'Échange de Données Informatisées est l'échange d'informations entre systèmes, plutôt qu'entre les personnes, les informations envoyées via l'Échange de Données Informatisées sont dans un style qui n'est reconnaissable que par une machine. L'ordinateur émetteur et récepteur doit disposer d'un Échange de Données Informatisées capable d'interpréter les données et de les transformer en une forme utilisable par l'entreprise. Il existe deux formes courantes de traduction pour l'Échange de Données Informatisées - un format lisible par machine, appelé «ouvrir et lire» qui crée un rapport imprimé, et la traduction automatique de l'Échange de Données Informatisées dans un système ERP ou de comptabilité, aussi connue sous le nom d’Échange de Données informatisées.

    Comment fonctionne l’Échange de Données Informatisées

    L’Échange de Données Informatisées accélère et rend plus exact les transactions interentreprises. À titre d'exemple, supposons qu'une entreprise envoie une commande d'achat à un fournisseur. Sans Échange de Données Informatisées, ils créeraient un bon de commande, l'imprimeraient et l'enverraient au fournisseur par la poste. Le fournisseur prend le bon de commande, le saisit manuellement dans son ordinateur pour le suivi et expédie les produits au client avec une facture. Grâce à l'Échange de Données Informatisées, l'ensemble du processus peut devenir électronique lorsque le client génère une commande d'achat envoyée via l'Échange de Données Informatisées. Le fournisseur prend à son tour le document électronique reçu, envoie les produits au client et une facture en utilisant également l'Échange de Données Informatisées. Selon les configurations utilisées, l'ensemble du processus peut être électronique lors de l'utilisation de l'Échange de Données Informatisées.

    L’Échange de Données Informatisées pour les PME

    Alors que L’Échange de Données Informatisées a été inventé au profit de grandes sociétés multinationales, les petites et moyennes entreprises ont maintenant accès aux avantages de l'Échange de Données Informatisées, en termes d'argent et de temps. Les grands détaillants exigent souvent l'utilisation l'Échange de Données Informatisées, obligeant les petites entreprises à trouver des solutions abordables et saines à long terme. Trouver une bonne solution d'Échange de données informatisées peut être difficile. Deux aspects clés de la recherche de la bonne solution comprennent la recherche de logiciels faciles à installer et à gérer, ainsi que des logiciels offrant une capacité d'extension grâce à la capacité de gérer plusieurs partenaires d’affaires. De plus, le logiciel devrait fournir un haut degré d'automatisation, donnant à l'entreprise la possibilité de gérer l'Échange de Données Informatisées avec peu ou pas d'implication humaine.

    Les premiers pas avec l'Échange de Données Informatisées

    L'un des aspects les plus difficiles du déploiement du logiciel d'Échange de Données Informatisées peut être le processus d'installation. De nombreuses solutions nécessitent un matériel dédié et coûteux pour traiter l'Échange de Données Informatisées avec une efficacité maximale.

    Grandir avec l'Échange de données Informatisées

    Un deuxième aspect important du logiciel d’Échange de Données Informatisées est l'extensibilité. La rapidité et la facilité avec lesquelles votre Échange de Données Informatisées vous permet d'ajouter de nouveaux partenaires d’affaires est une exigence clé à tenir compte avant votre achat.

    Vous devez d'abord prendre le temps d'étudier vos besoins et vos exigences spécifiques. Commencez par déterminer quels partenaires d’affaires soutiennent l’Échange de Données Informatisées et lisez sur le sujet. Obtenir des connaissances de base vous permettra de maximiser votre retour sur l'Échange de Données Informatisées. 

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