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GUIDE EDI

EDI 820

Payment or Order Remittance Advice Document

Un EDI 820, également connu sous le nom d'avis de paiement ou avis de paiement de la commande, est un type de document d'échange de données informatisé (EDI) utilisé pour l'échange d'informations des transactions entre partenaires d’affaires. L'EDI 820 est basé sur le format X12 du Accredited Standards Committee (ASC), tel que défini par l'American National Standards Institute (ANSI), l'organe directeur qui contrôle les formats EDI en Amérique du Nord.

L'EDI 820 dans le processus de communication

Un EDI 820 est généralement émis par un acheteur après la réception d'un document EDI 850 (facture). En termes simples, un EDI 820 équivaut à envoyer à votre fournisseur un avis d'intention de payer une facture. Comme les autres documents EDI, l'EDI 820 doit être généré via une application spécialisée (le traducteur EDI), puis envoyé au destinataire via certains moyens électroniques. L'ordinateur de l'expéditeur effectuera généralement la traduction de l'EDI 820 dans un format EDI, tandis que la communication se fera via une connexion internet EDI ou via un réseau à valeur ajoutée (VAN).

Transmettre l'EDI 820

Une fois que l'EDI 820 est prêt à être envoyé au destinataire, l'une des deux méthodes suivantes sera généralement utilisée. La première et encore la plus populaire, est l'utilisation d'un VAN. Un VAN sert d'intermédiaire entre les deux parties, facilitant la communication de l'EDI 820 (et d'autres documents EDI). De cette manière, le réseau VAN est très similaire au service postal. Au-delà de la simple livraison, le VAN est également responsable de la sécurité de la transmission tout au long du processus. C'est toujours d'une importance primordiale, mais plus encore avec des documents comme l'EDI 820 qui peuvent inclure des numéros de compte bancaire, des numéros de facture, etc. Une deuxième option qui gagne en popularité est l'utilisation d'une connexion directe via internet pour échanger l'EDI 820 entre deux parties. Cette deuxième forme de communication est également connue sous le nom de communication AS2. Lorsque vous utilisez l’AS2 pour envoyer l'EDI 820, le document est encrypté à la source et envoyé au destinataire à l'aide de protocoles internet sécurisés, qui doivent alors disposer d'un logiciel capable de décrypter l'EDI 820 avant la traduction.

Traduire l'EDI 820

Une fois qu'un EDI 820 est reçu, la première étape doit être la traduction du document. Un EDI 820, comme tout document EDI dans son format natif, n'est pas destiné à être lu par un opérateur humain. Dans le processus de traduction, l'EDI 820 sera converti en l'une des deux formes - un format « lisible par l'homme » - généralement sous la forme d'un rapport imprimé sur une imprimante physique, ou (plus probablement) dans un format de fichier facilement importé dans un système de comptabilité ou ERP. La traduction de l'EDI 820 dans ce format plus facilement intégré est la première étape clé dans la réception de l'EDI 820 avant qu'il puisse être utilisé par le destinataire prévu.

Intégrer l'EDI 820 dans votre entreprise

Une fois l'EDI 820 traduit dans un format prêt pour l'ordinateur, un processus interne secondaire prend le nouveau fichier avec les informations provenant de l'EDI 820 et le place dans le système ERP ou comptable du destinataire. À ce stade de la transformation, l'EDI 820 est maintenant un document qui peut être identifié et utilisé par le destinataire en tant qu'expéditeur de l'EDI 820.

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